La soluzione proposta da CSE consente la memorizzazione, all’interno di un unico repository centralizzato, di tutti i documenti prodotti dai servizi settoriali CSE.

In particolare, vengono archiviati, con molteplici indici di ricerca, i moduli tipicamente inviati (o resi disponibili tramite canali virtuali) alla clientela, nonchè tutte le immagini relative alla materialità acquisita allo sportello o presso gli uffici direzionali, nonché i documenti e le immagini provenienti da flussi esterni (previa scansione del supporto cartaceo).

La piattaforma è pienamente integrata con i vari canali di accesso (Sportello, Internet Banking, Mobile Banking, Front End Enti in Tesoreria) e conserva l’intera linea del patrimonio documentale dell’Istituto, offrendo la possibilità di mantenere la conservazione sostitutiva dei documenti secondo la normativa vigente.

I documenti che è possibile gestire tramite il sistema documentale CSE sono i seguenti:

• Comunicazioni per la Clientela: oltre 120 moduli prodotti dal Sistema Informativo CSE
• Moduli contrattuali e contabili di sportello (anche nelle rispettive versioni firmate digitalmente
• Immagini di assegni, effetti, vaglia, MAV, RAV, acquisite allo sportello tramite lettori con scanner integrati
• Documenti ottenuti tramite specifici processi di scannerizzazione, svolta internamente oppure demandata ad un Service
• Documenti pervenuti da flussi esterni come visure e perizie immobiliari
• Tipologie varie di documenti (ad. es. documenti d’identità, documenti raccolti a corredo delle pratiche di fido, ecc.)
• Tabulati e report statici in genere

I vantaggi offerti dalla piattaforma Documentale di CSE sono molteplici, tra i quali si possono identificare:

• completa dematerializzazione degli archivi cartacei;
• semplicità e rapidità di consultazione tramite l’utilizzo, da parte dell’utente, di un servizio di accesso estremamente flessibile e personalizzabile;
• risparmio sui costi di gestione degli archivi;
• gestione unitaria e puntuale dell’archiviazione di tutte le tipologie di documenti, indipendentemente dalla loro origine anche se non omogenea;
• generazione automatica, in fase di caricamento, di indici specifici per ogni tipologia di documento, in modo da permettere ricerche facilitate per chiave;
• conservazione in linea dell’intero patrimonio documentale, così da eliminare ogni necessità di effettuare il ripristino di dati storici per la loro ricostruzione;
• accesso, tramite il portale dell’Istituto, da parte della clientela retail e corporate allo stesso database, al fine di consultare i documenti di propria pertinenza nell’ambito di quelli resi fruibili dall’Istituto;
• totale integrazione con il sistema di gestione di Sicurezza dell’Istituto, al fine di permettere la massima flessibilità nella fruizione delle diverse tipologie dei documenti.

All’interno del sistema Documentale sono perfettamente integrate specifiche piattaforme di produzione, sia online che in modalità massiva, della modulistica generata dai settoriali e dai diversi front-end CSE.

I moduli prodotti sono personalizzabili, sia per quanto attiene al layout che in relazione all’esposizione dinamica dei contenuti, tramite specifiche suite di design per la modulistica on-line e per i documenti prodotti massivamente.

Oltre ai tradizionali canali di invio e messa a disposizione alla clientela della corrispondenza, è disponibile un servizio di spedizione massiva della stessa corrispondenza tramite e-mail P.E.C. (Posta Elettronica Certificata) che, a costi estremamente contenuti, fornisce le stesse garanzie tipiche delle spedizioni con Raccomandata A/R.

E’ disponibile, inoltre, un modulo applicativo, ampiamente personalizzabile in base ai modelli di pricing adottati dell’Istituto, che permette di recuperare i costi della corrispondenza anche in base alle diverse modalità di invio/spedizione adottate.

Per quanto riguarda le spedizioni di corrispondenza alla clientela in formato cartaceo, nel modello di pricing è possibile tener conto in modo specifico di moduli, buste e fogli trasmesse alla clientela.

Al fine di minimizzare i costi delle spedizioni cartacee, la corrispondenza per la clientela viene sottoposta ad appositi e sofisticati algoritmi di accorpamento ed ottimizzazione.